ИННОВАЦИИ БИЗНЕСУ

"Результат выполнения НИР".

Анализ функционирования факультета показывает, что организационный процесс факультета является наиболее важным с точки зрения управления. Осуществляя свою деятельность по подготовке специалистов, факультет имеет дело с различными документами, нужными для организации и управления данной деятельностью. Таким образом, следует ввести такое понятие как делопроизводство факультета. Для того, чтобы выработать определенные принципы в составлении, оформлении, способах, формах и методах работы с различными документами, необходимо провести их классификацию. Классификацию документов факультета можно построить на основе выявленных процессов факультета: управленческого (организационного), образовательного, научного. Структура классификации:

- по видам: организационные, образовательные, научные;

- по отношению к факультету: входящие, внутренние, исходящие;

- по личному составу факультета: по ППС, по УВП, по студентам;

- по форме: индивидуальные, типовые, трафаретные;

- по происхождению: официальные, личные;

- по средствам фиксации: рукописные, машинописные, графические,

электронные;

- по стадиям: оригиналы, копии;

- по срочности: срочные, несрочные.

Образовательный, научный, организационный процессы представляют собой совокупность различных документов. Эти документы можно классифицировать как входящие, внутренние, исходящие по отношению к факультету. Каждый документ имеет свои атрибуты (ключевые слова).

Графически атрибуты документов можно представить в виде множеств, где есть субъект (документ) и предикат (свойства документа). Одно множество называется общеутвердительным суждением и показывает, что все документы обладают одинаковыми существенными атрибутами, а другое множество называется частноутвердительным суждением и показывает, что каждый вид документа обладает дополнительно специфическими атрибутами. Таким образом, наиболее простым, универсальным и традиционным методом классификации электронных документов является приписывание классифицируемому объекту набора атрибутов. Атрибутивное индексирование может применяться как к текстовым, так и к графическим документам, к сканированным образам. Итак, основная функция системы управления факультетом - обеспечить организацию образовательного процесса. А электронный документооборот факультета позволит облегчить выполнение данной функции. К основным преимуществам электронного документооборота можно отнести следующие:

1. Полный контроль за перемещением и эволюцией документа, регламентация доступа и способ работы пользователей с различными документами и их отдельными частями.

2.Уменьшение расходов на управление за счет высвобождения (на 90% и более) людских ресурсов, занятых различными видами обработки бумажных документов, снижение бюрократической волокиты за счет маршрутизированного перемещения документов и жесткого контроля за порядком и сроками прохождения документов.

3.Быстрое создание новых документов из уже существующих.

4.Поддержка одновременной работы многих пользователей с одним и тем же документом, предотвращение его потери или порчи.

5.Сокращение времени поиска нужных документов.

Исходя из вышеизложенного, можно сформулировать основные требования к системе электронного документооборота:

1.Простые и удобные средства ввода документов: клиентские места системы не должны требовать от пользователей дополнительных навыков работы. Под дополнительными навыками подразумевается все выходящее за умения работы с типичным офисным набором: текстовый процессор, электронная таблица, общие представления о базах данных.

2.Единообразие обработки различных типов документов: перекликается с предыдущим пунктом - вне зависимости от документа, пользователи должны иметь стандартизированные методики его обработки.

3.Поддержка и контроль движения работ: обеспечение быстрого и правильного маршрута движения работ между отдельными сотрудниками и подразделениями факультета. Контроль над состоянием работы.

4.Накопление устойчивой информации: вся информация, накапливаемая в ходе деятельности факультета, хранится в надежном, логически связном хранилище.

5.Возможность получения любой статистической информации о деятельности факультета.

Электронный документооборот факультета осуществляется системой управления электронным документооборотом (СУЭД). Она предназначена для следующих целей (см. рисунок):

- интеграции процессов документарного обеспечения управления факультетом;

- повышения информированности руководства факультета за счет увеличения объемов информационного хранения, централизованной обработки информации, уменьшения времени поиска документов;

- уменьшения стоимости документационного обеспечения за счет перехода от бумажного делопроизводства к электронному, снижения стоимости копирования и передачи бумажных документов;

- сокращения времени поиска бумажных оригиналов документов за счет получения точной адресации в электронном виде.